デジタル化した書類はどこに収納する？ お片づけのプロ・青山順子が教える、毎日の書類管理を楽にするアイデアその６

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書類整理が苦手な方にぜひ試して欲しい、スキャナーを使用したデジタル書類収納。
デジタル化の方法は色々ありますが、私がおすすめしているのはスキャナーScanSnapを使用したお片づけです。

ScanSnapの中でも最上位機種「ScanSnap iX1500」は、予めデータの送り先を設定しておけば、ボタンを押すだけの簡単操作で書類収納が完了します。

テーブルに積み上げられた書類の山も、スキャンしデジタル化することで紙が減りスッキリと片づきます。
また、データなら収納スペースも必要なく、持ち出しや家族との共有も簡単です。

では、スキャンしたデータはどこに収納するのが良いでしょうか？
デジタルやクラウドが苦手という方でも大丈夫。シリーズ最終回である今回は、わが家の例を元に、おすすめの収納方法をご紹介します。

デジタル化した情報はどこに納めるのがベスト？

データの収納先を考える時、「その情報をどこで見るか」で考えましょう。
「家の中で読み返せればよい情報」はパソコン、「外出先で確認したい情報」はスマホと考えるのが良いですよ。

自宅で見返すことの多いものは、パソコンへ

公共料金の控え、取扱説明書、年賀状やお付き合いの記録や個人情報など、家庭で見返すことの多い情報はパソコンに収納するのがおすすめです。

デジタル化した情報は、ScanSnap付属のソフトフェアScanSnap Homeで閲覧・編集できます。
書類に記載してある日付やタイトル部分から自動でファイル名をつけてくれるので、必要なとき、書類の検索も簡単です。

外出先で確認したり、共有したいものはスマホへ

子どもの学校の年間予定表や仕事で使う資料、レシピや旅行の情報など、外出先や職場で確認したい情報は、スマホで確認できるアプリやクラウドに収納するのがおすすめです。
子どもの行事予定などは共有しておくことで、家族間の予定管理や調整がしやすいですね。
このように、家族と共有したいデータもスマホに収納すると便利です。

無料でも使用できるクラウド、Dropbox、Google Drive(TM)などありますが、私はEvernoteを使用しています。

後で見たい情報をノートに貼るような手軽さで使えること、また検索性が高いため、日常のちょっとした情報の収納先にしています。

デジタル化した後も書き込みたいものは、タブレットや電子ペーパーへ

仕事で使う書類など、デジタル化した後もメモや指示を書き込んだりしたい場合には、タブレットや電子ペーパーへ保存するのがおすすめです。
中でも私がおすすめするのは、富士通製の電子ペーパー「QUADERNO（クアデルノ)」。
タッチパネルに専用スタイラスペンを使用して、ノート感覚で手書きができます。

紙のノートや手帳のように軽い（※1）のに、ノート約10万冊分（※2）がクアデルノ1台に入ります。

ScanSnapと連携しているので、スキャンしたデータをそのままクアデルノに送ることができ、資料に直接書き込んだり、書き込んだデータをメールに添付したりすることも可能です。
私も仕事の資料やたくさんのカタログを、電子ペーパーに取り込んで持ち歩いています。

問題集などをスキャンして取り込めば、何度も解き直すことができるので勉強にも使えますよ。
タブレットと違ってバックライトがなく、目に優しいのでお子さんが使っても安心です。

　※1 質量（充電池含む）は、A5サイズで約251g、A4サイズで約350g。
　※2 1ファイルあたり約1MBのPDFファイルの場合。

身近な人と見返したい写真は、デジタルフォトアルバムへ

スキャンした写真は、デジカメやスマホで撮った写真も一緒に、デジタルフォトアルバム「おもいでばこ」に収納するのがおすすめです。
カレンダー機能や、お気に入り、アルバム機能などがあり、目的の写真がすぐに探せます。
1TBのモデルでも最大約40万枚収納可能（※3）です。

おもいでばこは、クラウドサービスにつきものの「アカウント」や「パスワード」入力がなく、TVと同じようにリモコンで操作できるため、デジタルが苦手な方にもおすすめです。

TVにつないで鑑賞できるので、お子さんが自分の写真やデジタル化した作品を見ることもできますよ。

スキャンした昔の写真もおもいでばこに収納し、家族でリビングに集まって鑑賞する機会をつくるのも良いですね。

※3 搭載ディスク容量により、約40万枚、または空き容量が無くなるまで写真・ビデオをとりこめます。

まとめ

どこのお宅にもたくさんある書類や写真のお片づけに、デジタル機器を活用したアイデアをシリーズ6回でお伝えしてきました。

書類や写真以外でも、日常でScanSnapを活用できるシーンはたくさんあります。
デジタルってなんだか難しそうと思っていた方に「便利そう！やってみたい」と思っていただけたら嬉しいです。
その他、ScanSnapを使った紙のダイエット方法を知りたいという方はぜひ、本ページ下記の「おうちプリントダイエット」のボタンからリクエストくださいね。

ScanSnapがあることで、収納スペースを心配することなく、おうちの書類や思い出も保管できるようになります。紙類のお片づけに「ScanSnapでデジタル書類収納」、ぜひチャレンジしてみてください。

※著作権の対象となっている新聞、雑誌、書籍等の著作物は、個人的または家庭内、その他これらに準ずる限られた範囲内で使用することを目的とする場合を除き、権利者に無断でスキャンすることは法律で禁止されています。また、スキャンして取り込んだデータは、私的使用の範囲でしかご使用になれません。

この記事を書いたのは：

⻘⼭ 順子
家庭内の書類整理や写真・子どもの作品をはじめ、個人事業主の書類整理などデジタル化を併用した紙類の整理「おうちプリントダイエット」を推進中。
おうちプリントダイエットとは、おうちプリント＝家庭内の書類や古い写真・思い出のモノ、ダイエット＝紙を減らして情報や思い出を活かすお片づけ方法です。
ScanSnap の使い方レッスンは、全国どこからでもオンライン対応しています。
整理収納アドバイザー／親・子の片づけマスターインストラクター／EvernoteMaster／ScanSnap プレミアムアンバサダー。

※おもいでばこは株式会社バッファローの登録商標です。