紙の整理が苦手な人はまず紙を減らしましょう!お片づけのプロ・青山順子が教える、書類管理を楽にするアイデアその1

子育て中は、園や学校からのおたより管理が大変ですよね。
兄弟姉妹がいればその分枚数は増え、全てのプリントに目を通すだけでもひと苦労。
「書類の整理苦⼿〜」という⽅は多いのではないでしょうか?

書類にはさまざまなものがあり、「いつか使うかも・・・」と思うとたまる一方。
そこで、デジタル機器を活用した片づけアイデアをシリーズ 6 回でお届けします。

今回は、書類整理が苦手な人にぜひ試して欲しい、スキャナーを使用したデジタル書類収納をご紹介。
テーブルの上が書類の山!探せない!という方におすすめ、毎日の書類管理が「楽になる」アイデアです。

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毎日の書類管理を楽にする方法とは

皆さんのお宅のテーブルの上、「あとで読もうと思っている」書類はありませんか?
ところが、あとで読む時間は取れないまま、いつの間にかテーブルが書類の山・・・
そんな光景、どのお宅にもありますよね。

まず、紙の分量を減らそう!

書類整理が苦手な人は、まず「管理しやすい量まで紙を減らすこと」をおすすめします。
でも、一言で減らすといっても書類の「要」「不要」は判断がしにくいですよね。
そこで使用するのがスキャナーScanSnap です。

スキャナーとは、紙に書かれた情報を読み取り、デジタル化する電子文具です。デジタル化した情報はパソコン・スマホ・タブレット・クラウドなどに保存でき、様々な電子機器で確認することが出来ます。

デジタル化の方法にはいろいろありますが、私がおすすめしたいのは ScanSnap iX100 です。読み取り速度が速い(1 枚約 5 秒)・コンパクト・リビングや外出先でも使える、思い立った時にサッと使える手軽さとスピードが、毎日の書類整理を楽にしてくれます。

書類をスキャン→デジタル化、紙は処分。

そもそも必要なのは紙?いいえ、必要なのは紙に書かれている「情報」です。

園や学校からのお知らせに目を通し、カレンダーや手帳に予定を転記したら、スキャナーScanSnap で情報をデータ化、スマホに入れておきましょう。
これならいつでも詳細を確認するため、行事が終わるまでは捨てられなかった紙も処分することができますよ。

どんな書類をスキャンすればいいの?

おうちの中の書類は、紙とデジタルに保管方法を使い分けると、紙の量がぐっと減ります。

紙で保管する書類

提出物や、証券、免許証など紙自体が必要な場合です。
また、使用頻度が高い、よく見返す、書き込みしたい書類は紙で管理した方がわかりやすいですね。
紙で保管する場合はファイリングし、家族にもわかるよう収納しておきましょう。

デジタルで保管する書類

年間予定表や行事の詳細など、外出先で確認したり、家族と共有したい情報です。
また、使用頻度は低いけど、時々見返したい、あとで読みたいと思うような情報もデジタル保管に向いています。

スキャンにまだ慣れていないうちは、思っていた設定で読み取れていなかったなどの失敗をすることもあります。そのため⼤切な書類からではなく、まずは⾏きたいお店やレシピなど、「使うかな〜?」という情報から気軽に試してみることをおすすめします。

必要な時にすぐに探せる

あの書類どこだっけ?書類の山から必要な書類がすぐに見つからず慌てた!という経験は誰にでもあるものです。

必要な情報は「検索」する

ScanSnap でデジタル化した情報は、検索すれば必要な時にすぐに見つかります。
これがデジタル化の便利なところ。さらに、データなので場所もとらずテーブルの上はいつもスッキリ。

心配で捨てられない不安も解消

ScanSnap でデジタル化した書類なら、紙を処分してしまっても見返せる・プリントできるという安心感も大きいですね。「あとで読み返せる」というデータでの収納方法を整えることで、書類を処分できるようになりますよ。

紙が減れば書類整理の手間が減り、情報が活きる

あとで読もうと思っていた書類も、デジタル化してデータで管理すれば、お迎えの待ち時間などのスキマ時間に読むことができます。情報はスキャンして持ち出し、外で読む!これを習慣にすると、テーブルの上もスッキリ。毎日の書類管理の時間が有効に使えます。

まとめ

いかがでしたか?
●紙の整理が苦手な人は、スキャナーで紙の分量を減らす
●情報は書類の山からは探せない、デジタル化して「検索」で探す
今日から書類の悩みはスキャン→デジタル化で解決です!
毎日の書類管理にスキャナーを取り入れ、情報を上手に活用していきましょう。

この記事を書いたのは:

⻘⼭ 順子
家庭内の書類整理や写真・子どもの作品をはじめ、個人事業主の書類整理などデジタル化を併用した紙類の整理「おうちプリントダイエット」を推進中。
おうちプリントダイエットとは、おうちプリント=家庭内の書類や古い写真・思い出のモノ、ダイエット=紙を減らして情報や思い出を活かすお片づけ方法です。
ScanSnap の使い方レッスンは、全国どこからでもオンライン対応しています。
整理収納アドバイザー/親・子の片づけマスターインストラクター/EvernoteMaster/ScanSnap プレミアムアンバサダー。

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