【全部ダイソーで揃う】簡単書類管理をはじめてみよう!

こんにちは!
整理収納アドバイザーFujinao(フジナオ)です。
整理収納レッスンでご自宅にお伺いするとお悩みトップ3に入るのが「書類の管理」。
でも、書類の管理は仕組みさえ整えてしまえば実は簡単!
「とりあえずお試しで始めてみようかな…」という方のために今回は全部ダイソーで揃う商品で書類管理をご説明いたします。

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書類管理のポイントは4つのグループに分けること!

毎日毎日家に入ってくる「書類」。
特にお子様が幼稚園や学校に行っているご家庭はプリントの管理が大変ですね。

書類の管理はまず、家に入ってきた書類を4段階に分けることから始めます。

1.即、捨てる書類。
 (広告チラシや学校の決算報告文書などサッと目を通せば後は破棄してOKな書類など)

2.今夜までに処理したい書類。
 (ご主人様に渡す書類やランチ会の参加の可否などすぐに記入して提出すべき書類など)

3.1ヶ月以内に何度か見る可能性がある、もしくは1ヶ月で差し代わるような書類。
 (給食便りや毎月発行の学年通信、習い事のスケジュール表など。クラス名簿をしょっちゅう見返す、という場合はここでOK)

4.年に数回程度しか見ない、もしくは普段は全く見ないけれど保管しておくべき書類。
 (学校の入学手続きの書類や習い事の入会契約書、保険の証券、健康診断の書類など)

家に入って来た書類は大きくこの4段階に分けます。

1.即、捨てる書類。

例えば広告チラシや学校の決算報告文書。
サッと目を通せば後は破棄してOKな書類はすぐにゴミ箱に捨ててしまいましょう。
「とにかく溜めない」ことが書類の管理では大切なことです。

2.今夜までに処理したい書類。

例えばご主人様宛の郵便物や幼稚園のランチ会のお誘いの書類、学校のスケジュール表。
「今夜帰宅したご主人様に渡す」「今夜返事を書いて、明日には子供に持って行ってもらう」「学校のスケジュール表を自分の手帳に書きうつす」というような「今日中に決着をつける予定」の書類はマグネットクリップを使ってよく見えるところに一時保管しましょう。
できれば自分がいつも書類を記入したりする場所の近くがベストです。
注意しなくてはならないのは「ここに保管してある書類はすぐに処理する!」という気持ちを忘れないこと。
マグネットクリップに挟まっている書類は夜にはゼロになるよう心がけると書類が溜まっていくのを防ぐことができます。

3.1ヶ月以内に何度か見る可能性がある、もしくは1ヶ月で差し代わるような書類。

毎月差し変わる学年便りやクラス便り、給食の献立。
毎日見るわけではないけれど月に数回見るような書類はそれなりに見やすい位置を確保してあげましょう。
例えば食器棚やリビング収納扉の内側。
扉に磁石がつかない素材であればダイソーのキッチンコーナーに売っている「磁石用ステンレス補助プレート」を使えばマグネットクリップが使えるようになりますよ。

ここに収納する書類は「新しいのが入ってきたら古い書類は破棄する」ことを心がけてくださいね。
例えば、新しい月のお便りが入ってきたら前月の分は破棄して入れ替えましょう。
そうすることでここの位置に溜まる書類は一定量になります。

4.年に数回程度しか見ない、もしくは普段は全く見ないけれど保管しておくべき書類。

例えば入園、入学についての説明文書や保険の証券、スポーツクラブに入会した時の書類、健康診断の結果など「普段見ることはないけれど保管しておくべき書類」はここに属します。
この分野の書類はしょっちゅう取り出す物ではないのでファイルごとに細かく分けて保管します。

使用するのはファイルボックスと個別フォルダー、そしてクリアファイルです。
どれもダイソーで購入する事ができます。
今回はラベリングのシールもダイソーの商品を使用しています。

まず、個別フォルダーで大きな分類を、そしてクリアファイルで細かい分類をします。
例えば「みさきちゃん」のフォルダーを作ってその中に「小学校書類」「ピアノ」「プール」などクリアファイルで小さなグループを作り、必要な書類を収めます。
小学校入学時の手続き書類や習い事入会手続きの書類のように「滅多に見ないけれど保管しておくべき」という書類を収めるのに適した収納方法です。

他には保険に関する個別フォルダーを作って中にはクリアファイルで「○○生命」「△△保険」「学資保険」と分けたり、銀行や証券をまとめた個別フォルダーを作るのも良いですね!

あとはファイルボックスに個別フォルダーを収めたら完成です。
ただしこちらも「入れたら入れっ放し」ではなくたまに「不要な書類が入っていないか」確認するようにしましょう。
もうやめてしまった保険や習い事の書類がいつまでも混じっているかもしれません。
定期的な確認が大切ですね!

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は全てダイソーの商品で始められる簡単な書類管理の仕方をご説明いたしました。

我が家では無印良品のファイルボックスとコクヨの個別フォルダー、そしてクリアファイルを使って同じように管理しています。

ご自分でお好みのファイルボックスを購入される際には、ひとつだけ注意点があります。
無印良品以外のお店や100円ショップのファイルボックスは横幅が少しだけ小さく、ダイソーやコクヨの個別フォルダーが入らない商品が多いです。
(なので今回もダイソーのファイルボックスを横にして使っています。)

ご自分でお好みのファイルボックスを購入される際は「個別フォルダーがきちんと収まるサイズか」にご注意くださいね!

整理収納アドバイザーFujinao(フジナオ)でした。

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