おうちの書類、整理方法は大きく2パターン!お片づけのプロ・青山順子が教える、毎日の書類管理を楽にするアイデアその4

家庭内にもさまざまな書類があり、「いつか使うかも・・・」と思ってとっておくと溜まる一方です。
そこで、デジタル機器を活用した片づけアイデアをシリーズ6回でお届けしています。

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私は「探す」「集計する」など自分が苦手なことや時間がかかることは、デジタル化してアプリに任せています。
4回目のこの記事では、わが家のスキャナー「ScanSnap(スキャンスナップ)」を使った、書類ごとの整理の仕方をご紹介します。

スキャナーというと「仕事で使うもの」さらには「仕事でしか使わない」というイメージの方が多いようです。
実は私も「スキャナーを買っても家庭で頻繁に使うかしら?」と購入を迷ったひとりです。
今回は皆さんからよく質問をいただく「どんな書類をスキャンしているのですか?」についてお答えしながら、デジタルの便利さをお伝えします。

紙で保管+デジタル化もしておく書類

まず、使用頻度が高い・よく見返す・書き込みしたい書類は、紙で管理しています。
こういった紙は、デジタル化せず紙のまま管理した方が使い勝手が良いです。

しかし、提出物や、証明書など紙自体が必要なもの。これらに関しては、一見デジタル化の検討対象にもならないかと思いますが、私は紙自体を保管しながらも、ScanSnapでデジタル化もしています。

ScanSnapでデジタル化する大きなメリットは、検索可能なPDFにできることです。
紙であれば、物理的にきちんと整理されていなければ探すことが難しいですが、デジタル化して検索可能なPDFにしておけば、キーワードとなる文字列を入れるだけで、すぐ見つけ出すことができます。

そういった理由で、紙で保管すると同時にデジタル化もしている書類の一例をご紹介します。

家電の保証書とレシート

保証書は保管が必要ですので、紙自体を保管していますよね。
私は家電製品を購入したタイミングで、保証書とレシートを一緒にスキャンし、「Evernote(エバーノート)」に入れています。

修理や買い換えの検討をする際、保証書をデジタル化していれば、手元のスマホですぐに探し出し、購入日や保証期間の確認ができます。
部品交換の際にも、レシートに記載されている品番があれば、購入時に便利ですよ。

資格証や身分証

私は資格証や身分証も紙自体は保管して、デジタル化したものをEvernoteにも入れています。

例えば履歴書や経歴書、受験の願書を記入するときなども、取得年月日が手元で確認できると便利です。
また、最近はオンライン申請も増えたため、身分証などもデジタル化しておくと便利です。

Evernoteなどのクラウドに預けるのは心配という方もいるかもしれませんが、スマホはパスワードがかかりますし、Evernoteの場合は2段階認証も可能です。持ち歩くには紙よりも紛失の心配がありません。

デジタル化したら処分する書類

次に、デジタル化したら処分する書類を紹介します。
私がデジタル化したら処分すると決めている書類は、外出先で確認したり、家族と共有したりしたい情報です。
また他にも、使用頻度は低いけど時々見返したい、あとで読みたい、と思うような情報もデジタル保管に向いています。

取扱説明書

大型の家電製品の取扱説明書は、「トリセツ」という無料のアプリを使用しています。
購入時についてくる取扱説明書と同じ内容が、PDFで閲覧できるため冊子の保管が不要になります。

小さな家電製品(電卓や体温計など)についてくる説明書に関しては、スキャンして紙は処分しています。
他にも、革製品や衣服についてくるお手入れ方法など、あとで必要になるかもしれない、と思う書類はデジタル化するようにしています。

レシート

私は、買い物から帰ったらレシートはすぐにスキャンし処分しています。
保管先は家計簿アプリ「Dr.Wallet(ドクターウォレット)」。
スマホで撮影するよりも、ScanSnapでは、長いレシート※やA4サイズのレシート・領収書(生協の宅配サービスやネットスーパーなどのもの)もスキャンでき、金額も自動的につけてくれるので便利です。

家計簿が長続きしない、集計を合わせるのが手間という方はぜひアプリを使ってみて下さい。
集計はアプリが済ませておいてくれるし、財布にレシートが溜まりません。
自動でグラフ化してくれるので、家計管理も可視化でき、毎月の予算もたてやすいですよ。

レシピや雑誌

雑誌はお気に入りのページや、必要なレシピのみ切り抜いて、デジタル化してEvernoteにいれています。
スーパーなどに置いてある旬の食材のレシピや、キッチン家電を購入したときについてくる小さなレシピなど、ちょっと保管に困る紙などもデジタル保管に向いています。

Evernoteに保存してレシピを溜めておくと、食材をキーワードとして検索できるので、スーパーなどで献立に迷った時に確認できて便利です。

旅行の記録やチケットなど

私は旅行が好きで、現地でしか手に入らないマップや、情報を持って帰るのが大好きです。
そういったものを思い出としてチケットなどと一緒にスキャンし、写真と一緒にデジタルフォトアルバム「おもいでばこ」に入れておきます。
写真を見ながら、より深く思い出を振り返ることができますよ。

まとめ

いかがでしたか?

私がスキャナーScanSnapをおすすめする理由は、とてもカンタンに、書類に書かれた文字から検索ができるようにしてくれるから。また、どうしても必要なときにはコンビニなどでコピーをプリントすることができるからです。
スマホで撮影した画像からでも文字を認識してくれるサービスがありますが、一部がぼけていて必要な情報を探し出すのに時間がかかったり、また再度必要となっても、撮影した書類をプリントしたところで、同じ書類は手元に戻ってきません。

家庭内の書類の多くも、必要な時にすぐに探せる状態にしておくことで、情報として活きてきます。
またScanSnapでスキャンしてデジタル化しておけば、場所もとらず、書類の収納スペースになっていた場所を有効に使えます。

今回紹介した「Evernote」「Dr.Wallet」はScanSnapと連携しているアプリなので、設定を済ませれば、ボタンを選んでスキャンするだけで自動的に保存できます。
ほんの数秒、スキャンの手間をかけることで、必要な書類を探す時間を大幅に短縮でき、ストレスから解放されますよ。忙しい毎日に、ぜひScanSnapを取り入れてみてくださいね。


※パソコン接続時:3,000mmまで
 モバイルまたはScanSnap Cloud接続時:両面読取時863mmまで/片面読取時1,726mmまで

この記事を書いたのは:

⻘⼭ 順子
家庭内の書類整理や写真・子どもの作品をはじめ、個人事業主の書類整理などデジタル化を併用した紙類の整理「おうちプリントダイエット」を推進中。
おうちプリントダイエットとは、おうちプリント=家庭内の書類や古い写真・思い出のモノ、ダイエット=紙を減らして情報や思い出を活かすお片づけ方法です。
ScanSnap の使い方レッスンは、全国どこからでもオンライン対応しています。
整理収納アドバイザー/親・子の片づけマスターインストラクター/EvernoteMaster/ScanSnap プレミアムアンバサダー。


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