苦手さんでも大丈夫! 簡単な紙の分け方・減らし方~整理収納アドバイザー・竹部礼子のデジタル整理ライフVol.3

学校からのお便りやチラシ、保険の契約内容確認のお知らせなど、家には毎日の様に紙が入ってきます。つい後で見ようと思ってたまってしまい、整理に苦手意識ができてしまっていませんか?

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溜まっていく紙にストレス(涙) そんな毎日とサヨナラしましょう

日々舞い込んでくる紙、特にお子様がいると学校や幼稚園からは毎日のようにプリントが来ますね。
後で読もう! とか後で整理しよう! と、ついついテーブルや棚の上にたまりがちになっていないでしょうか?

紙がたまってしまう一番の原因は「どの紙をどう整理するか」が決まっていないこと。いつしか紙のミルフィーユができてしまいます。そうなるともう、やる気なんて起こりませんね。

でも実は、紙の整理はルールさえ決めてしまえばとてもラクになります。
今日は紙整理のルールや、整理のコツについてお伝えします。

家に入ってきた紙、まずは4種類に分けよう

家にプリントなど紙が入ってきたら、すぐにこの4つに分類しましょう。

①動いている紙・・・今たずさわっている仕事の書類や、子どもの向こう一ヶ月の予定など、近々で見たり使ったりするもの

②原本保管が必須な紙・・・保険や住宅の契約書、保証書など

③内容を残したい紙・・・今後のために参考として取っておきたい、あとから内容を見直したいもの(健康診断結果、年金定期便など)

④いらない紙・・・情報として不要なもの

分けた後は①~④で保管方法などが変わりますので、個別に対応を考えていきます。

まず ④いらない紙 はゴミ箱へ。「必要のないDM」「期限切れのクーポン」などは、家に入ってきたらすぐに判断してパパっと処理してしまいましょう。

次に ①動いている紙 はすぐ手に取れる場所にボックスや掲示コーナーを用意して、見たい時にすぐに見られる状態にして保管します。ファイルに挟むなどしてしまうと、探すときの手間が増えるので注意しましょう。

②原本保管が必須な紙 については、普段は見ることが少ないと思いますが、いざという時どこにあるのか分からないと困ります。
①動いている紙 と比べて、手に取れる場所ではなくても良いので、しっかりと場所を決め、ファイルやボックスに入れるなどわかりやすい方法で保管しましょう。

紙が増える原因は「内容を残したい紙」にあった!

さて、最後に残った ③内容を残したい紙 の扱いが最も重要なポイントになります。
実は③の「内容を残したい紙」を原本保管していることが、紙が膨大な量になる原因なんです。
減らしどころはまさにココ!

こんな紙こそスキャンしてデータ化するのがおすすめです。スキャンすると内容はしっかり残して、見たい時に簡単に見ることができます。

このように紙として残さなくても良いものは、原本を処分し身軽になりましょう♪

そして紙の全体量を減らすことが、ラクに紙を管理するためには大切です。

PCやクラウドにデジタルファイルボックスを作ろう

読み込んだデータは、PC内やクラウドの「ココ」と決めた場所で保管しましょう。

例えば、夫用・自分用・子ども用など、人ごとにフォルダを作成するのもおすすめです。家族で共有したいデータは、共有フォルダを作り、みんながアクセスしやすいようにして管理していきましょう。

ここで大事なのは「どこに保管するか」をしっかり決めることです。またデータ化した書類は検索で見つけられますので、慣れないうちは細かく分ける必要もありません!

PCに保管する場合は、故障等でデータが無くなってしまうリスクがあります。バックアップを取るか、クラウド保管がおすすめです。

Evernoteでは、保存先のノートブックを書類ごとに「ココ」と決めています。

スキャナーの利用でもっと快適に

スキャナーアプリや複合機でスキャンをする際に面倒に感じるのは、保管先の設定です。

紙をセットしてスキャンした後、保存先を設定して保存をしたり、一度保存したデータを移動したりといった操作が必要になります。

この毎回のちょっとした操作がストレスになり、つい後回しにすることで、データ化が上手く習慣化しなくなることもあります。

そこでおすすめしたいのが「ScanSnap(スキャンスナップ)」です。

ScanSnap iX1500は保存先をボタン一つで設定することができ、書類の種類ごとにボタンを分けることもできます。
また、クラウドに保存したい場合、PCをわざわざ立ち上げなくても、直接クラウドに保存することも可能です。

この、データ整理の一番の手間を省いてくれるのは、嬉しい機能ですよね。

その上スキャンスピードがとても速く※、ScanSnap iX1500なら50枚もの紙を一気にスキャンすることができます。
ここも、スキャナーアプリや複合機よりラクに書類のデータ化を続けられるポイントです。

※読み取り速度(A4縦):カラー/グレー300dpi、白黒600dpi相当において両面・片面 30枚/分

まとめ

いかがでしたか?

ついつい後回しにしてためこんでしまう紙ですが、一番のポイントは「入ってきたらすぐに処理すること」です。

それは、「どう分けたらいいか分からない」から起こることも多々あります。
まずはここで紹介した4つに分けるというルールに沿って分けてみましょう。

ルールさえあれば、紙の整理は怖くありません!
そして慣れたら、ご家庭に合うようにルールをアレンジしてみてくださいね。

※ 著作権の対象となっている新聞、雑誌、書籍等の著作物は、個人的または家庭内、その他これらに準ずる限られた範囲内で使用することを目的とする場合を除き、権利者に無断でスキャンすることは法律で禁じられています。また、スキャンして取り込んだデータは、私的使用の範囲でしかご使用になれません。

この記事を書いたのは:

竹部 礼子
北欧輸⼊住宅メーカーにて住宅設計・構造設計に15年携わり、約2,000件の住宅の間取りを研究。
自身で設計した28坪の狭⼩住宅で少ない収納でもスッキリと、家事のラクな暮らしを実践中。
働く⺟⽬線での家事動線を考慮した収納アドバイスが得意。
リブラク⼆級建築⼠事務所代表/整理収納アドバイザー2級認定講師/住宅収納スペシャリスト認定講師/ScanSnapプレミアムアンバサダー。


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