【収納】できる限り手間を減らしたい！わがやの書類の管理・保管方法

わが家はリフォームを計画中で、間取りを考えていてぶつかる
「収納足りるかな・・・」問題。

でも限られたスペースと資金は「人」のためにつかいたい！「物」に取られたくない！
ということで、家にあるものが本当にいるものか見直しをしています。

2019年の目標は［持ちすぎない暮らし］ということで、今回は書類の管理・保管についてまとめました。

書類は引き出し3段だけ

わが家の書類系はこのA４サイズの書類ケースにすべて収まっています。

上から短期、中期、長期保存で分けていて
1段目・・・一次的に保管する書類（例:割引ハガキや健康診断の書類など）
2段目・・・1年ほどで入れ替える書類（学校等の保管が必要な書類、年賀状、家電類の保証書、給与明細、源泉徴収など）
3段目・・・一生保管の書類（保険関係、契約書類など）

となっています。

1段目:短期保存の段

1段目は、短期間で処理されるはずの書類の一次保管場所です。

例えば健康診断の問診票、クリーニングの割引ハガキ、提出日の決まっている集金袋、年末には保険料控除証明書などが入っています。

冷蔵庫に貼られたり、ついうっかりテーブルやカウンターに置きっぱなしにされがちな書類たちです。

すぐに処理すればここに入れる必要もないので、基本は空っぽが理想の段です。
（が、何だかんだ入っています・・・）
処理し忘れを防ぐために、目につきやすいように 届いた状態でそのままポイっと入れています。

おたより類はデータで管理

短期保管の書類と言えば、学校や園のおたより、習いごとのお知らせ等があると思います。

わが家には小学生と保育園の子どもがいるので、ほぼ毎日何かしらのおたよりを持ってきます。
おたより類はすべてその場で写メを撮り、紙はすぐに捨てています。

撮った写メは【tree】というカレンダーアプリで管理していて、
それぞれ予定のところに写メも登録できるので、
行事のおたよりならその日に、学年だよりなど月1のものは、毎月1日に「おたより」という予定を入れてそこにアップしています。

アプリで管理すると出先でも書類を確認することができるのと、
treeは家族とカレンダーを共有することができるので
写メをアップしておけばほかの人も見ることができるので便利です♪

このおかげで、収納スペースいらず、点検・見直しいらずになりました。

フリーペーパー・レシートも写メしてすぐに破棄

おたより同様、フリーペーパーやDM、レシート類も日々たまってしまいがちな書類です。

わがやは必要なもののみ写メして、すぐに破棄します。
電気や水道量のお知らせも同様にしています。

2段目: 中期保存の段

2段目は1年ごとなどに見直しするものを入れる段です。

例えば、学校や園の関係で保管が必要なもの、給料明細・源泉徴収、年賀状です。
医療費の領収書などをためている場合もこの段です。

見直し時期がばらばらなので、種類ごとにファイルに挟んで保管しています。
ペーパーレスにするために破棄しているものや、わがやの保管期間・見直し時期などをそれぞれまとめました。

学校・園の保管書類は年度で見直し

おたよりは先に書いたように、すべてデータのみで管理しています。
災害時の引き渡しカードや学校に入るためのネームカード、今年は役員をしているためその関連など、現物が必要なものはこの段で保管しています。

学校・園関連は年度で書類が入れ替わるので、見直しは4月～5月にしています。

家電関係は保証書のみ保管

家電の取説はすべて捨て、保管しているのは保証書だけです。
取説を捨てて2年ほどたちました。
その間に取説が必要になったものもありましたが、すべてHPにアップされていたので困ったことはありませんでした。

また、以前はジャバラ式のファイルを使い、家電の種類ごとに分けて入れていたのですが、
家電を買い足したときにスペースがなかったり、ラベルを作るのがめんどくさかったりして私には向いていませんでした。

今は1つのファイルにすべての保証書をまとめて入れていて、
次何かの保証書を入れるときにざっと見て、切れているものがあれば捨てています。


取説は全捨てですが、メンテナンスについて分かりやすく書いてあるシートは
メンテナンスが難しいな～と思うものだけ残しています。
これは書類ケースではなく、掃除コーナーに置いていて、掃除のときにすぐ見れるようにしています。

年賀状は1年保管

年賀状や引っ越しのお知らせや喪中はがきはひとまとめにして1年間保管しています。
年末に年賀状を作成するときに、住所を確認にしたり、誰から来てたっけ？と確認するのに使っています。

翌年、次の年賀状が来たときに前年の分は破棄しています。
お正月に今年のと入れ替えながら、去年のも見てみると、子どもたちが大きくなっていたり、家族が増えていたりしてもう1度楽しめます＾＾

給与明細・源泉徴収は2年保管

給与明細と源泉徴収は最低1年、ベストは2年間保管とのことなので、2人分を2年間1つのファイルで保管しています。
源泉徴収は1年に何度か出番がありますが、給与明細は今のところ使ったことはありません。

3段目：長期保存の段

3段目は長期保管場所で、各種契約書類や保険関係のものを入れています。
契約期間中であればずっと保管しておく重要種類の段です。

そんな重要書類にまざって【出前のMENU】が異色を放っていますね（笑）。
ピザなど、ネットで見れるものは取っておいてないのですが、
年に数回お世話になる近所のうどん屋さんのメニューは紙しかなく
年度で見直すこともないので、ここかな？ということで入れています。

保険書類の仕分けは保険会社に頼るのも手！

保険の書類はどれが保管書類でどれを捨てていいのか迷いますよね。。。

ネットなどにも載っていますが、ほけんの窓口や各保険会社の担当さんに聞くと教えてもらえるので、
難しくて分からない！という方は聞いてみるといいと思います。

わが家に保管している保険書類は
・保険証券
・告知書控え
・約款（CDがあるものは冊子は破棄済み）
・設計書
です。

設計書は保管してもしなくてもいいのですが、何歳でいくら貯まるとかもらえるとか分かりやすいので保管しています。
年に1回ほど新しい設計書が送られてくるので、そのときに入れ替えています。


3段目は1度きちんと整理すれば頻繁に見直す必要もないので、1度気合を入れてやってしまいましょう！
あとは契約更新・変更、もしくは保険を使うタイミングが来るまではほったらかしでも大丈夫です。
（設計書を取っておくなら入れ替えは必要です）

書類の管理は1段目・2段目が肝★

書類を見直すと一旦きれいに収納されると思います。
この後、これを保つために管理していくうえで肝になるのは1段目と2段目です。

まず1段目はできるだけ早く処理すること。
理想は空っぽです。
処理してしまえば片付いてなくなるものを入れる段なので、ため込み厳禁です!!

2段目は見直し時期もばらばらなので、1番大変かな～と思います。
何月と決めてチェックするのは忘れてしまいそうという場合は、
ここのファイルに何か足すときに、中身を全部出して、不要なものはないか見るのでもいいと思います。

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2019年はもっともっと物と向き合って、不要なものは排除してすっきり暮らしたいと思います♪

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