勤怠管理とは何をするの?意味や目的をわかりやすく解説

勤怠管理とは、従業員の労働時間や休暇、欠勤日数など勤務に関する情報を管理することを意味します。勤怠管理を行うことで、過重労働などのトラブルを防ぐ目的があります。勤怠管理は労働基準法で定められている会社の義務であり、主に、労務担当の部署で行う仕事です。管理方法や注意点についても解説します。

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勤怠管理の意味とは

勤怠管理の読み方は「きんたいかんり」です。勤怠管理の意味とは、会社が従業員の労働時間や休暇などに関する情報を管理することを指します。勤怠管理を行うのは、労働基準法に定められている会社の義務です。

勤怠管理で必要な項目は以下のものがあります。

項目

勤務時間について

・始業・終業時間 ・労働時間 ・時間外労働時間(残業) ・深夜労働時間 ・出勤日数

休憩や休日について

・休憩時間 ・休日労働時間 ・有給取得日数、残日数

欠勤について

・欠勤日数

勤怠管理の目的

  • 正確に賃金を支払うため
  • 長時間労働を防ぐため
  • トラブルを防ぐため

勤怠管理の目的は、会社が法定労働時間である1日8時間、週40時間が守れているか、労働時間に応じた賃金が支払われているかを把握するために必要です。労働時間などをきちんと管理することは、会社の義務でもあります。

また、長時間労働による過重労働などをしていないか管理して、従業員の健康を守ることで、トラブルなどを防ぐ目的にもなります。

※参考:労働時間の適正な把握のために(厚生労働省)

勤怠管理の対象

どのような会社や従業員が勤怠管理の対象になるのか解説します。

勤怠管理の対象になる会社

勤怠管理を行うのは、労働時間に関する規定(労働基準法第4章)が適用される事業場全てが対象です。大企業や中小金業など事業規模を問わずに、勤怠管理を行う必要があります。

勤怠管理の対象となる従業員

勤怠管理は、基本的にはほとんどの企業や従業員が対象となります。

一部例外があり、下記のリストに該当する人対象外となります。

勤怠管理の対象外となるケース

  • 農業や水産業などの仕事をしている人
  • 管理監督者(※年休の規定は適用)
  • 監視または断続的労働(管轄の労働基準監督署の許可を得た場合に限る)
  • 宿日直勤務(管轄の労働基準監督署の許可を得た場合に限る)
  • 機密の事務を取り扱う人

※参考:従業員が働きやすい会社は伸びる! | 働き方のルール(厚生労働省)

勤怠管理の方法

勤怠管理を行う方法はいくつかあります。ここではそれぞれの勤怠管理方法についてのメリット・デメリットを解説します。

紙での勤怠管理

紙で勤怠管理を行う場合、かかるコストが低く、出退勤時間や休暇などを紙でまとめて管理できるのがメリットです。一方で、不正ができてしまったり、リアルタイムでの管理ができなかったりするデメリットもあります。また、紛失や破損してしまう可能性もあります。

タイムカードでの勤怠管理

勤怠管理をタイムカードで行う場合、専用の機械とカードがあれば管理が可能です。比較的導入コストが低く、紙で管理するよりも記入ミスが発生しにくいのがメリット。デメリットは、出退勤時間などが正確であるか確かめにくく、リアルタイムでの管理がしにくいことがあげられます。

エクセルなどの表計算ソフトでの勤怠管理

エクセルなどの表計算ソフトで勤怠管理を行う場合、ソフトがあれば簡単に導入ができ、低コストで管理ができるのが魅力的です。表計算によっては、ある程度のカスタマイズも可能なこともメリットでもあります。

ただし、不正行為が行われるケースもあったり、リアルタイムで集計しにくかったり、表計算ソフトに慣れてないとカスタマイズができない場合もあります。

勤怠管理システムでの勤怠管理

勤怠管理システムは、セキュリティが高いものもあるため不正行為を防止することも可能です。リアルタイムでの集計や会社に合わせたカスタマイズができる勤怠管理システムもあります。

一方で、初期費用や維持費用がほかの管理方法に比べてかかったり、操作に慣れるまで時間がかかる場合もあります。

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出典:ミツモア
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勤怠管理システムの選び方

  • 勤怠管理システムの種類から選ぶ
  • 希望している機能から選ぶ
  • 使いやすさから選ぶ

勤怠管理システムの種類から選ぶ

勤怠管理システムには、オンプレミスとクラウドの2種類あります。大きな違いは会社で管理するか、インターネットを利用して管理するかです。

オンプレミスとは、利用する会社自体でサーバーやソフトウェアを管理する方法です。初期費用が高い傾向にありますが、セキュリティー性能やカスタマイズ性が高いのが魅力でもあります。

クラウドの場合は、インターネットからアクセス可能なサービスを利用して管理します。インターネットの環境があれば導入しやすく、初期費用も安いのが魅力です。ただし、オンプレミスに比べて、カスタマイズ性がやや劣る場合もあります。

希望している機能から選ぶ

勤怠管理システムを選ぶときには、どのような情報を管理するのか、必要な機能をあらかじめ洗い出しておくと選択しやすくなります。

例えば、打刻のみ管理したいのであれば、シンプルな機能でも良いでしょう。シフト管理や日報、有給申請や承認なども行いたい場合には、それらの機能も搭載しているか事前に確認しておくことをおすすめします。

使いやすさから選ぶ

勤怠管理システムを導入したときに、従業員や管理者が不便に感じるポイントがあると、管理しにくくなります。使いやすいデザインやシステムであるかも勤怠管理システムを選ぶときに重要なポイントです。

使いやすさなどが気になるときには、無料で利用できる体験版を活用するのもおすすめです。

勤怠管理で気をつけるポイント

提供:LIMIA編集部

勤怠管理をするときには、気をつけておきたいポイントがあります。従業員だけでなく、管理者も注意しておきましょう。

雇用形態の違い

会社によっては、正社員だけでなくアルバイトや契約社員など、さまざまな雇用形態の従業員がいる場合もあります。アルバイトや契約社員の場合、正社員とは勤務時間や休日が異なるので、正確に把握しておきましょう。

また、同じ雇用形態でも個人で契約状況が異なる場合もあるため、シフトや休暇なども管理できる勤怠管理システムを使うのがおすすめです。

扶養控除内を希望する人の管理

従業員が配偶者の扶養に入っている場合、規定の労働時間や年収を上回ると扶養から外れる場合もあります。従業員が扶養控除内での勤務を希望しているのであれば、従業員だけでなく、会社側も労働時間や年収を管理しておきましょう。

勤怠管理に関するQ&A

提供:LIMIA編集部

Q1. 勤怠管理の意味とは?

A. 会社が従業員の労働時間や休暇などに関する情報を管理すること

勤怠管理を行うのは、労働基準法によって定められている会社の義務でもあるので、必ず行う必要があります。

Q2. 勤怠管理は誰がする仕事?

A. 労務を担当する部署で行う仕事

勤怠管理は、主に労務を担当している部署で行う仕事内容です。規模の小さな会社や店舗では、社長や店長が行うケースもあります。

勤怠管理に関する記事をチェック

※記載している情報は、LIMIA編集部の調査結果(2023年11月)に基づいたものです。
※画像は全てイメージです。

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