内容証明の書き方や活用方法、初めて内容証明郵便を出す人が知っておくべき事

初めて内容証明郵便を送る時、書き方や活用方法がわからないと上手に利用出来ません。内容証明郵便の特徴をしっかり理解して、どのような時に送ったらよいのか知っておく必要があります。トラブルの予防や解決のために、内容証明郵便を上手に利用して役立てましょう。

1.内容証明郵便とは？

内容証明郵便は特殊な手紙です。どこが特殊なのかというと、手紙の内容を郵便局が保存してくれるので、この手紙をいつ誰に出したのかを証明する事が出来ます。大切な事を伝える手紙、重要な証拠として残したい手紙は、内容証明郵便で出すととても役立ちます。

同じ手紙でも少し雰囲気が違います

内容証明郵便は手紙の一種

内容証明郵便の内容は郵便局で保存されるので、どんな内容の手紙をいつ誰に出したのかを簡単に証明する事が出来ます。さらに配達証明付にして出すと、その手紙がいつ配達されたのかまで証明する事が出来ます。

必ず伝えなければいけない重要な連絡を内容証明郵便で出すと、相手に連絡したという事実を証明出来るので、「言った言わない」の議論で揉め事になりそうな場合、内容証明郵便で出すとトラブル防止に役立ちます。

また、裁判で重要な証拠として利用出来るので、既にトラブルになっている相手に何かを伝える時も、内容証明郵便で出しておくと裁判を有利に進められる場合があります。

内容証明郵便は郵便局に提出する

内容証明にする手紙は、郵便局に持って行って受付の人に「内容証明郵便で送ってください」と頼みます。内容証明郵便にする場合、同文のものを３通書いて持って行きます。他に封筒１通、差出人の印鑑、郵便料金を持参します。封筒には封をしないで持って行きます。

提出する時、内容証明郵便の記載方法に不備がないか係員に確認してもらうからです。内容証明郵便を取り扱っている郵便局は集配郵便局など限られているので、事前に確認しておきましょう。提出する時、配達証明付にする手続も同時にします。

内容証明郵便が与える心理的影響とは？

内容証明郵便は、法的にはただの手紙なので、書かれている内容に法的拘束力はありません。何かを要求する内容でも、それを行わなければならない強制力はありません。返事を必ず書かなければいけない訳でもありません。

しかし、内容証明郵便を出すと、相手方は割とあっさり要求に応じて、トラブルが解決する事があります。それは内容証明郵便が与える心理的影響にあると思います。

内容証明郵便は、普通の手紙と異なって格式ばった形式で書かれていたり、わざわざ内容証明郵便を出してきたら次は本当に法的手段に出てくるかもしれないと相手に思わせたり、色々と相手に心理的圧力を与えるには有効な手段になっているからだと思います。

2.内容証明郵便の書き方

内容証明郵便の書き方は、基本的には自由です。どんな用紙に書いてもかまいません。手書きでもよいし、ワープロで作成してもかまいません。しかし、いくつか守らなければならない決まり事があります。また、同文の手紙を３通作成しなければいけないので、あらかじめコピーして同文の手紙を３通作成して郵便局に提出しましょう。

内容証明郵便を書く用紙はなんでもいい

どんな用紙でも内容証明郵便で出す事は出来ます。メモ用紙でも原稿用紙でもかまいません。しかし、内容証明郵便には１枚に記載出来る文字数に制限があるので、わかりやすい用紙を使うとよいかもしれません。

内容証明用紙と呼ばれる用紙が売られているので、それを使うと文字数に誤りがなく作成しやすいかもしれません。手書きが面倒だと思う人はワープロソフトを利用してもよいです。

用紙設定で文字数を最初に設定しておけば、縦横の文字数制限を超えることなく作成出来ると思います。同文の手紙が３通必要なのでワープロで作成してプリントアウトした方が作成しやすいかもしれません。

専用の用紙もあります

1枚に書ける文字数に制限がある

１枚の用紙に書ける文字数は１行に２０文字以内、１枚に２６行以内です。縦書き横書きどちらでもかまいません。この制限以内なら、１行が１４字でもよいです。使える文字はひらがな、カタカナ、漢字、数字です。英字は固有名詞（氏名、会社名、地名）などで使えます。

句読点、カッコ、記号は１文字として計算されます。㎏、㎡、％などの記号が使えます。２枚以上になった時はホッチキスで留めて、そのつなぎ目に差出人の印鑑を押します。手紙の最後に差出人の住所、氏名を書き押印します。

また受取人の住所、氏名も書きます。以上は必ず守らなければいけない規則なので注意しましょう。

内容証明郵便を出す費用は？

内容証明郵便を出す場合、以下の費用がかかります。

１．内容証明料・・手紙文１枚目４４０円。２枚目以降１枚ごと２６０円。２．一般書留料・・内容証明郵便は一般書留にする必要があります。加算４３５円。３．通常郵便料金・・通常郵便料金は２５ｇ以内の定型郵便物で加算８４円。４．配達証明料・・・３２０円が加算されます。

最近は電子内容証明サービスというものがあってインターネットで内容証明郵便を出す事が出来ます。２４時間受付ていて、郵便局に直接行かなくても出すことが出来ます。電子内容証明で出す場合、利用登録する必要がありますが通常よりも料金が少し安くなります。

費用も把握しておきましょう

3.内容証明郵便を上手に利用する方法

内容証明郵便の大きな特徴は、いつどんな手紙を出したかを証明出来る事と、相手に心理的な影響を与える事が出来る事です。これらの特徴を上手に使うと、トラブルを未然に防ぐ事が出来ます。また、既にトラブルになっている相手方と有利に交渉出来る場合もあります。

トラブルの内容によって上手に使い分ける

重要な内容を伝える時、相手に確実に伝えて、その内容を証拠に残したい場合があります。債権譲渡の通知をする場合、このような状況になります。債権者が別の誰かに自分の債権を譲渡した場合、その債権者は債務者に債権を譲渡した事を通知しなければなりません。

この通知は後々のトラブル防止の為に内容証明郵便で出す必要があります。ビジネス上の契約をして、相手が代金を支払ってくれない場合も内容証明郵便で出すとよいでしょう。

約束を守らない人は世の中多いので、そのような人には、内容証明郵便のような、やや格式ばった形式の手紙を送った方が効果が期待出来ます。これは内容証明郵便の心理的効果を狙った方法です。

誰でもトラブルは避けたいものですね

相手の出方を探るために利用する

トラブルになっている相手方の考えている事がよくわからない場合、相手の状況の確認や考えを知るために内容証明郵便を出す場合もあります。自分が書く手紙にはおおまかな現在の状況を書いて、それに対して相手方はどのように考えているのかを引き出すような文章を書きます。

相手が返事をしてくれるように下手に出て書いてみるのもよいですし、反対に少しきつめの文章を書いてもよいです。この場合、相手との交渉が有利になるように、状況によって文章の書き方を変える必要があります。

内容証明郵便に余計な事を書かない

自分が出した内容証明郵便は相手の証拠にもなるので、余計な事を書いて自分が不利にならないように注意しましょう。そのためには、トラブルの内容から社会通念上妥当だと思われる表現や要求をするように心がけましょう。ややきつめの内容証明郵便をかいて脅迫しているととられると、今度は相手方が有利になってしまいます。

また、要求が過大だと恐喝しているととられるかもしれません。内容証明郵便には強制力はありません。基本的にはただの手紙なので、簡素に自分の主張と要求を書いて、応じてもらえなければ次の手段を考えるまでです。