勤怠管理にPCログを活用する方法｜おすすめのシステムも紹介

勤怠管理にパソコンの使用履歴（PCログ）も活用できる

PCログとは、パソコンの電源のオン・オフや操作履歴などを記録に残すシステムのことを指します。これを勤怠管理にも活用することができます。

パソコンを常に使用する業務内容であれば、PCログと労働時間がほぼ同じになるはずです。PCログと申告された労働時間が大きく異なる場合には、給与計算が正しく行われなかったり、従業員の時間と健康を守れないなどの問題につながる可能性もあります。

厚生労働省のガイドラインにも「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること（※）」と記載されており、パソコンの使用履歴つまりPCログを勤怠管理に活用することも認められています。

※：引用元：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（厚生労働省）

勤怠管理にPCログの利用がおすすめな理由

勤怠管理にパソコンの使用履歴（PCログ）を使用するのをおすすめする大きな理由は2つあります。ここでは、詳しい理由を解説します。

勤怠管理の改ざんを防ぐ

勤怠管理システムに記載された労働時間を個々で編集できる場合、記録した労働時間が改ざんされる可能性もあります。とくに、編集履歴の残らない形式で勤怠管理をしている場合、PCログを活用することで実際の労働時間を把握することができます。

サービス残業やサボりなどを防ぐ

労働時間を管理するときに従業員が申告した時間でそのまま管理していると、申告した残業時間よりも長く残業をしたり、サボる従業員が増える可能性もあります。

正しく労働時間を把握して勤怠管理を行うために、PCログを確認しておくとサボりをしている従業員を指導したり、隠れて残業をしている従業員の時間と健康を守ることにもつながります。

勤怠管理に使用するPCログの確認方法

各従業員のパソコンを確認する

隠れて残業していたり、サボりをしている可能性のある従業員のパソコンを確認するのも良いでしょう。ただ、手作業で確認する方法なので、従業員全員のPCログを確認するには膨大な時間がかかるため、該当する従業員のパソコンの使用履歴を知りたいときのみ活用できる方法です。また、一定期間までしか確認できなかったり、使用者が履歴を削除できるといったデメリットもあります。

WindowsでPCログを確認する手順

※こちらの手順はWindows10での操作方法です。OSによって操作方法が異なる場合があります。

MacでのPCログ（スリープのオン・オフ）を確認する手順

▼コードはこちら

【pmset -g log | grep "Display is turned"| sed 's/[ ][ ]*/ /g' 】

Macで電源のオン・オフの時間を確認する手順

ログ管理システムを活用する

ログ管理システムは、パソコンの使用履歴を取得したり保存できたりするシステムです。

手動でログを取得すると手間がかかったり、改ざんされたりすることもありますが、ログ管理システムなら自動でPCログを取得・保存してくれるため、信頼性の高い情報を得られるのが大きなメリット。

ただ、パソコンをシャットダウンせずに、スリープモードになっているとPCログで記録された時間と労働時間が異なる可能性があるため、従業員には必ずパソコンの電源を落とすことを守ってもらいましょう。

勤怠管理システムを活用する

勤怠管理システムには、パソコンのログインやログオフなどのPCログを使って出退勤時間や残業などの管理ができる製品もあります。PCログで自動的に打刻ができるため、PCログを取得して勤怠管理システムに反映させる必要がないのがメリットです。

PCログに対応した勤怠管理システム

ここでは、PCログを活用して勤怠管理ができるシステムを紹介します。パソコンの使用履歴だけで簡単に勤怠管理ができる製品もあるので、チェックしてみてください。

ラクロー

「ラクロー」ではパソコンやメールのログなどからデータを取得して、正しい労働時間を記録してくれます。必要であれば、PCログから取得した労働時間の修正も可能となっています。修正時には、修正理由を記載することが必須となっており、管理者はその理由を把握することも可能です。

また、PCのオン・オフ、メールの送信日時、カレンダー、チャットツールなどからデータを取得するため、操作内容を常に監視しないようになっているのもポイント。

MINAGINE勤怠管理

「MINAGINE勤怠管理」は、パソコンの電源のオン・オフ、スリープのイン・アウトで打刻ができる勤怠管理システムです。

打刻方法は、PCログのみを打刻時間とするか、打刻はICカードやWebで行って別にPCログを取得する方法から選べるのがポイント。PCログのみで打刻する場合には、打刻の手間を省けます。また、勤務時間とPCログから取得した勤務時間に大きな差があった場合には修正も行えます。

ほかにも、給与計算ソフトと連携ができたり、アラート通知などといった勤怠管理に必要な機能も搭載されています。

KING OF TIME

「KING OF TIME」は、​​Windowsのログオン・ログオフで打刻ができる勤怠管理システムです。わかりやすいシステムデザインで、初めて勤怠管理システムを導入するときにもおすすめ。

また、1ユーザーにつき月額300円で、勤怠管理から給与計算、人事労務の機能が利用できるのもうれしいポイントです。

さらに、残業や遅刻が規定の時間を超えると従業員にアラート通知が届くようになっているため、管理者が残業時間や遅刻回数を計算する手間も省けます。

勤怠管理にPCログを活用するときの注意点

PCログを勤怠管理に活用するときには、いくつか注意点があります。ここでは、その注意点について解説します。

PCログだけでは正しく勤怠管理はできない

パソコンの使用や操作履歴だけでは、正しく労働時間や勤務状況を把握できない場合もあります。例えば、パソコンではなくタブレットやスマートフォンで仕事を行う必要がある業務や、対面ミーティングでパソコンをオフにしているといったケースなどが考えられます。

万が一、PCログと労働時間に大きな差が生じたときのためにも、出退勤の記録が取れるような勤怠管理システムと併用するのがおすすめです。

従業員には丁寧に説明を行う

PCログを管理するシステムを導入する場合には、従業員にあらかじめ丁寧な説明を行うようにしましょう。例えば、PCログをどのようなことに利用するのか、PCログをどこまで取得するのか、従業員にはどのようなメリットがあるのか、きちんと伝えておくことを心がけておくと良いです。

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口コミがあるから参考にしやすい

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勤怠管理のPCログ使用に関するQ&A

Q1. 勤怠管理にPCログを活用する理由とは？

A. 不正や虚偽、サービス残業を防ぐため

勤怠情報を改ざんしたり、虚偽の申告を防ぐためにもPCログが重宝します。また、従業員の時間や健康を守るため、隠れて残業ができないようにする目的でも利用ができます。

Q2. 勤怠管理に使用するPCログの収集方法とは？

A. パソコンのシステム、ログ管理システム、期待管理システムから収集できる

PCログを取得するには、パソコンに搭載されている機能を使う方法や専用のログ管理システムを使う方法などがあります。PCログを勤怠管理に使用する場合には、PCログを活用した勤怠管理システムを利用するのもおすすめです。

Q3. 勤怠管理でPCログを使用する際の注意点

A. 勤怠管理システムを併用して従業員に丁寧に説明することを心がける

PCログのみで勤務時間を管理すると、パソコンの電源を落とし忘れたときなどに実際の勤務時間と差が発生するケースもあります。万が一のためにも、PCログと一緒に勤怠管理システムやタイムカードなどを併用するのがおすすめです。また、導入時には従業員の不安が残らないように説明を丁寧に行うようにしましょう。

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※記載している情報は、LIMIA編集部の調査結果（2024年1月）に基づいたものです。
※画像は全てイメージです。