先輩にも、後輩にも！オフィスでちゃんと伝わる文章術

メールやチャットなど、オフィスでのコミュニケーションは文章が中心に。「で、結局何が言いたいの？」という文章を受け取ったり、自分の送った文章が「相手に要点が伝わっていない…？」と思ったことはありませんか？　みんなが気持ちよく働くために、自分の文章を見つめ直してみましょう！

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この記事の目次

オフィスでちゃんと伝わる文章術
丁寧で美しいだけではないちゃんと伝わる文章の極意
- 文章は相手のためのもの！　自問自答で質問を先回り
文章力アップのトレーニング！　31音でつづる「短歌」のススメ

オフィスでちゃんと伝わる文章術

出典：シティリビングWeb

丁寧で美しいだけではないちゃんと伝わる文章の極意

文章は相手のためのもの！　自問自答で質問を先回り

チャットでもメールでも、ビジネスの文章は相手のためにあるものです。しっかり伝わるわかりやすい文章を書くためには、相手の立場への想像力と、自問自答する力が必要です。

「この文章に相手はどんな質問をしてくるか」を先回りして考えていけば、おのずと必要な情報を盛り込んでいけます。文章で100%が相手に伝わることはありません。伝わらないことを前提に、どこまで伝えられるかを意識することで、伝わる確率は高くなっていきます。

【部下・後輩への文章】

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「察してほしい」はNG！必要な情報は省かないこと

部下や後輩には先回りして仕事をできるようになってほしいという期待と願望で「察して」と思っていませんか？　スピーディーさ、簡潔さを重視するあまり、情報不足になりがちです。文章が一発で伝わらないと、送った自分も受け取った相手も、ストレスを感じますよね。読み解くためのやり取りを重ねることで、結局時間も労力もかかってしまいます。後輩・部下であっても敬意を忘れずに、多少文章が長くなったとしても、誰もがその文章のゴールがわかるものにしましょう。

明日の会議、準備よろしく！

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明日の10時からのA社との会議、資料5部とサンプル1点の持参をお願いします。

【上司・先輩への文章】

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過剰な気遣いが事態を悪化まずは「話の大枠」から！

出来事すべてを伝えようと、いきなりエピソードから書き始めていませんか？　伝わる文章のポイントは「冒頭で結論を伝える」こと。結論→理由→具体例の順で書けば、論理的で相手にとって必要な情報を盛り込んだ伝わる文章になります。1から10まで順を追って書こうとすると、結論不在の文章になりがち。過剰な気遣い、過剰な敬語も文章を分かりにくくしていきます。「二重敬語」「過剰敬語」で検索をして一度目を通すだけでも、気を付けられるようになります。

先日A社に伺った際に話が出ていたBの件について後日ヒアリングを行ったところ、新規でCのご相談をいただきました。短時間で構いませんのでこのあとご相談のお時間を頂戴させていただく形でよろしいでしょうか？

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本日15時から30分ほど打ち合わせのお時間をいただけますか。A社から新規の相談を受けており、提案資料の作成についてご教示いただきたいと考えています。

第三者の目が文章力アップのカギ分かりにくい文章はきちんと指摘！

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多くの場合、どんなに伝わりにくい文章でも本人は無自覚。上司であろうと後輩であろうと、きちんと指摘することが大切です。特に社内の人であれば関係性は続くので、放置していいことはありません。指摘するとき気を付けたいのは、文章で指摘をしないこと。文章には表情やしぐさなど非言語の要素が一切ないので、ただでさえ冷たく感じてしまうものです。相手の表情を見て補足も加えながら指摘すれば、誤解なく伝えることができます。

また、社内でフィードバックの文化を根付かせるのも手です。自分の文章を客観的に見ることはなかなか難しいですが、人の文章の問題点はサクサク見つかりませんか？　重要な文章は、上司部下関係なく、第三者の目でダブルチェックすることが肝心。お互いの文章を読み合う気風が定着すれば、指摘されてもへこんだりイヤな気持ちになったりしませんし、チーム全体の文章力の底上げにもなります。