【新社会人必見】連絡の基本！電話のかけ方とメールの書き方のマナー

■社会人の連絡の基本！連絡手段の選び方とマナー

ビジネスの場での連絡では、まず基本として以下のことに留意しましょう。


【連絡手段の選び方】
連絡手段は、連絡する相手や内容、緊急度や重要度によって使い分けましょう。

もっとも丁寧な方法は直接口頭で伝える方法です。お礼や謝罪、依頼するときなどに適しています。

緊急の連絡については電話がよいことが多いでしょう。また直接会えない相手に対して、メールより丁寧な気持ちを伝えたいときも電話がふさわしいといえます。

なお電話や口頭での連絡は簡潔な内容を伝えるときにも使います。たとえば社内でちょっとした用件を伝えるとき、メールでの連絡が煩雑に思われる場合は電話でかまいません。

多くの人に知らせるときには、朝礼や終礼、打ち合わせ、会議など人が集まるときを使って口頭・書面で連絡しましょう。そのほか掲示物や放送、社内報のほか、メールの一斉送信を活用するのも手です。

履歴に残したほうがよい内容を連絡する場合はメールがおすすめです。数字が関わったり、内容がある程度多く複雑だったりする場合などが該当するでしょう。あとで「言った」「言わない」で混乱するのを防げます。

またメールは相手の時間を問わずに読んでもらえるため、電話よりじっくり伝えたいときに向いています。また文書よりも簡潔に手早く伝えられるのもメリットです。

書面で連絡が必要なタイプのものもあります。定例報告など制度化されているもの、議事録や対外文書などきちんとした記録に残す必要のあるもの、交通費の申請など様式が決まっているものなどでしょう。

稟議や回覧にする必要があるものもあるため、制度面をよく確認してください。

【NG連絡マナー】
以下のような連絡方法はわかりづらく失礼にあたる場合がありますので避けましょう。

まず五月雨式に何度も連絡するのはNGです。相手の時間をそれだけ奪ってしまうことになりますし、伝える内容もわかりづらくなってしまいます。

また要点を押さえておらず、長いばかりの連絡もよくありません。連絡する前に連絡の目的や要点をはっきりさせ、まとめて簡潔に連絡しましょう。

内容については、事実誤認がないか十分に注意しましょう。誤った内容が次々伝わると取り返しがつかないことになります。

タイミングも重要です。連絡が遅れてしまうと相手に失礼になったり、業務が滞ったりする可能性があります。また相手が電話に出やすいか、メールを読みやすいかといったタイミングにも注意してください。

■社会人の電話連絡基本マナー

電話連絡をするときは、以下のマナーを押さえましょう。


【事前準備】
電話をかける前に、まず連絡先の正しい電話番号を把握しましょう。併せて相手の社名や部署名、役職名、名前の読み方も確認しておいてください。

また電話中に資料を探しに行くといったことのないよう、必要な資料は手元に置いておきます。そして話の流れや要点を頭の中でまとめておいてから電話しましょう。


【電話をかけるタイミング】
電話は相手に時間を割かせてしまう連絡手段であるため、タイミングには慎重になる必要があります。急用以外は、始業すぐ、終業直前は相手が忙しい可能性があるため避けましょう。

またマナーとして昼休み中や終業後にかけるのも原則避けてください。

避けなければいけない時間帯にどうしても電話をかける必要がある場合には、「お忙しいところ申し訳ありません」「時間外に失礼いたします」などと一言添えるようにしましょう。

【電話での話し方】
電話をかけて先方につながったら、「いつもお世話になっております」などのあいさつから始めましょう。ビジネスの電話では「もしもし」は使わないのがマナーです。

次に社名、部署名、名前を名乗ります。「〇〇社△△部の☆☆と申します」のような具合です。

それから話したい相手に電話をつないでもらうよう依頼しましょう。「▲▲部の●●様はいらっしゃいますか」などの言い方が一般的です。

目的の相手に電話をつないでもらったら、改めて社名や部署名、名前から名乗り、「お世話になっております」とあいさつをしましょう。

その後、「今お時間よろしいでしょうか」などと相手の都合を確認してから、用件を伝えてください。

用件を伝え終わったら、「ありがとうございました」とお礼を言い、「失礼いたします」と言って電話を切りましょう。


【電話の切り方】
電話はかけた側が切るのが基本のマナーです。

電話を切るときは、受話器を直接置かないようにしてください。ガチャンと音が鳴って相手に失礼になってしまいます。

音を立てないように電話を切るには、受話器を持っていないほうの手でフックをそっと押して通話を切りましょう。それから受話器を置くようにします。

なお電話の相手がお客様の場合は、こちらからかけた場合であっても相手が切ってから電話を切るようにしましょう。

■社会人のメールの書き方基本マナー

ビジネスの場面でメールをするときには以下のマナーを押さえましょう。


【宛先】
宛先には、「TO」「CC」「BCC」があります。メールの内容を伝えたいメンバーによってこれらを使い分けましょう。

TOには、メールの内容を必ず知らせたい人のアドレスを入れます。メール本文冒頭に書く宛名とも合致していることが一般的です。

CCには、メールの内容を参考程度に見てほしいという人のアドレスを入れます。たとえば取引先やお客様とのやり取りを、直属の上司などに見てもらうときなどに使いましょう。

ただし「とりあえずCCに入れておくと安心」との思いから余計な人までCCに入れてしまうと、CCでメールを受け取った人に迷惑になる可能性があります。CCに入れるのは必要最低限の人だけにしましょう。

BCCには、TOやCCでメールを受け取った人にはその人のことを知らせずに、メールの内容を伝えたいという人のアドレスを入れてください。たとえば互いに面識のない複数の人の個人アドレス宛にメールを送る際、メールアドレスが受信者同士で知られてしまわないようにする必要があるでしょう。その際にはBCCを使います。


【件名】
件名は、それだけ見てもメールの大体の内容がわかるように書きます。

たとえば会議や案件名の具体的な名前、打ち合わせなどの日付などを書いておくと相手に内容が伝わりやすくなります。たとえば「4/19定例会議開催場所のお知らせ」などといった具合です。

もし重要度や緊急性が高い場合は【】を使ってメールを目に留まりやすくするのがおすすめです。

たとえば
「【要確認】4/19定例会議開催場所の変更について」
「【ご返信願います】4/26打ち合わせ出欠確認」
のように使ってみましょう。

なお件名が長すぎると受信箱の表示上、末尾が切れてしまうことがありますので、20字程度にまとめるように心がけるとよいでしょう。

また返信を表す「Re:」は重なりすぎないよう、適度に書き直すのがマナーです。いくつもRe:が重なっているのは失礼にあたります。Re:は1つか2つ程度になるよう保っておいてください。

【本文】
本文は簡潔にわかりやすく書くのが基本です。

まず冒頭に、相手の会社名、部署名、名前を書きます。相手の名前はフルネームが丁寧です。なお個人ではなく部署などに対して宛てる場合は「御中」を使いましょう。

また複数の人に同じ内容のメールを送る場合には、全員の名前を記載する必要はなく、「〇〇部　各位」などとします。

宛名を書いたらその下から本文を書き始めます。最初に自分の会社名と名前を名乗って、「いつもお世話になっております」とあいさつしましょう。手紙とは違い、季節のあいさつなどは不要です。

続いて、用件を簡潔に述べます。このとき相手にわかりやすいよう、箇条書きなどを使うのもおすすめです。そして相手にしてもらいたいことをきちんと書くのも忘れないようにしてください。

「ご返信願います」
「書類の内容をご確認願います」
「ご出席願います」

といった具合です。

なお本文は1行が長すぎると読みづらくなってしまうため、20～30文字ごとに改行しましょう。

最後に簡単に結びのあいさつを書きます。「よろしくお願いします」などが一般的です。

末尾には署名を入れます。会社名、部署名、名前、郵便番号、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレスなどを記載しましょう。時間をかけずに自動で入れられるよう、あらかじめ設定しておいてください。


【添付ファイル】
添付ファイルがある場合には、本文でその旨について一言添えておくと丁寧です。

「添付のファイルをご確認ください」
などと付記しましょう。

なお添付ファイルが複数ある場合は、箇条書きにして添付ファイル一覧が本文からわかるようにすると、相手も確認がしやすくなります。

また添付ファイルは形式にも注意しましょう。相手のパソコン環境によっては特定のファイル形式のものが開けないこともあります。

ワードファイル、エクセルファイル、PDFファイルなどの一般的なもの以外は、事前に「〇〇形式のファイルはご覧になれますでしょうか」などと確認するのが丁寧です。

■こんなときどうする？社会人の連絡マナー

ビジネスシーンで連絡しようとしたとき、以下のようなことがあった場合はどのようにすればよいでしょうか。詳しく見ていきましょう。


【電話をかけたら相手が不在だったとき】
電話をかけたら相手が不在だったり席を外していたりした場合は、いつごろ戻るかを尋ね、基本はこちらからかけ直すようにしましょう。

もし相手から電話があり、折り返しこちらから電話したような場合にまた相手が不在だったような場合であれば、相手に再度折り返しの電話を頼んでもかまいません。その場合は、自分の会社名と部署名、名前と電話番号をはっきり伝えるようにしてください。


【電話で保留が長くなりそうだったとき】
確認のためなどで保留が長くなりそうになったときには、改めて電話をかけ直すようにしましょう。長くとも30秒は相手をお待たせしないようにしてください。


【メールの宛先が複数あり、それぞれの立場が異なる場合】
複数人にメールを送る場合で、それぞれの立場が異なる場合は、本文冒頭に書く宛名は立場が上の人から順に書くのがマナーです。また宛名欄のメールアドレスもそのようにすると丁寧でしょう。


【社外の人にメールを送る際、社内メンバーをCCに入れるとき】
メールの冒頭に宛名を書く際、CCメンバーについても括弧付けなどで宛名を書くことがあります。たとえば

「●●部　××様
（CC：△△様）」

といった具合です。

もし社外の人にTOでメールを送る場合は、この社内CCメンバーに敬称はつけません。たとえCCメンバーが自分よりも立場が上であっても、TOが社外の人であれば呼び捨てにするのがマナーです。

【送られてきたメールを「FW:」で転送するとき】
メールを転送する際には、基本的には自分の判断で元のメールを書き換えたり削除したりしてはいけません。元の送信者の意図する内容から変わってしまう可能性があるとともに、元の送信者に対して失礼にあたります。

もし、どう考えても不要である個所が含まれている場合には、「中略」「以下略」などと書いてから省略するようにしましょう。


【メールに対して電話で返事をしてもよいか】
先方からのメールに対する返事の手段はメールが基本です。相手も、内容や重要度を考えてメールという手段を選んでいるわけですので、その考えを尊重するようにしましょう。

ただし簡潔な内容の場合や緊急の場合は電話でもかまいません。またメールだけだと内容がよくわからなかった場合は、電話で確認ののち、改めてメールで返信すると丁寧でしょう。

■まとめ

今回は社会人の連絡マナーについて、電話のかけ方・メールの書き方を中心にまとめて解説しました。マナーを押さえたスムーズな連絡は、仕事を円滑に進めるために必須です。今回ご紹介した内容をしっかり押さえて、適切な連絡方法を実践してくださいね。