【書類整理】「未処理」の書類のたまる！探す！を減らす方法

一時保管する書類がたまる原因

処理するまで一時保管する書類たち。
保管場所を決めておいても、
処理が追い付かずに
どんどんたまることも多いですね。

まとめておくと、ひと山になって
埋もれてしまったり、
この書類はなんの処理が
必要なんだっけ？と
見返さなければいけなかったり、、

確認回数が増えるのも、後回しにして
ためてしまう原因に。。

「未処理」の書類の処理をスムーズにするには
こんな方法もおすすめです。

行動別に先取り仕分け

書類や紙類、郵便物が手元にきたら、
ちらっと中身を確認はすると思います。

その時に内容によって、次の行動が決まってきます。

まずは読んで確認したら、
もう必要ない書類は
すぐに処分してしまいましょう。

次に、処理が必要になってくる書類。
支払いが必要なのか、申込が必要なのか、
使いたいタイミングまでとっておきたいのか、

内容によって仕分けをしてしまいます。

仕分けの仕方

わが家の分け方は、

支払う
提出・申し込む
期限まで保管
チラシ・割引券
ファイリングする

この５つです。
処理まちの内容によって分けておくことで
やることが明確になります。

「急ぎ！」などもあると
分かりやすいですね。

これをしておくことによって、
この書類はなんの処理をしなければ
いけないんだっけ？
とまた確認するという作業も減らせます。

大切なことは、
「先取り」なので、

手元にきた書類は

封筒はまず開封！
さっと中身を見る！
仕分ける必要のない書類は破棄！

これはそれほど時間がかからないので
その日のうち、もしくは次の日までには
みる、とたまる前に確認する習慣を
つけちゃってくださいね。

仕分けした書類の保管方法は
ファイルボックスで分ける、
クリアファイルにいれてわける、
トレーで分ける、など
ご自分のやりやすい収納方法で
いいのですが、
すぐにだせるようにシンプルで
出し入れしやすい
収納がおすすめです。

わが家の収納方法～バーチカルファイリング

わが家の収納方法をご紹介します。
書類を個別フォルダ―にいれて
ファイルボックスにたてていれる
方法です。
バーチカルファイリングといい、
バーチカル＝垂直の、という
意味があります。
出し入れしやすいファイリング方法です。

個別フォルダーはセリアの
ものを使っています。

ネットでも色々な種類が
販売されています。
コクヨの個別フォルダーPP製は
使っている方も多いですね。
紙製、PP製、色、お好みのものを
探すのも楽しいですよ。

個別フォルダ―は開くとこんな感じなので、
シンプルに間に書類をはさんでいれたり、
複数の書類がある時や小さめの書類などは
クリアファイルにいれて分けることもできます。

ファイルボックスに個別フォルダ―を
たてていれます。

個別フォルダ―の中身が少ないと、
ガサっとななめに倒れてしまうことが
あります。
個別フォルダ―は立っていたほうが
タイトルが見やすいので、
このように小さい仕切りスタンドを
中にいれています。

こちらは無印良品の
アクリル　デスクトップ仕切りスタンドです。
幅5.8cm×奥行8.4cm×高さ5.7㎝

まとめ

いかがでしたか？

これまでの
「一時保管する書類」の流れ
を整理すると、、

家に書類がはいってくる
↓
処分してOKのものはすぐに処分
↓
処理が必要で一時保管する書類
↓
目的ごとにざっくり仕分けしておく

あとは、日々この仕分けした
書類をチェックして
期限がせまっている急ぎのもの
からどんどん処理を
すすめていきます。

処理が終わったものは、
残す必要のあるもの以外は
処分できますね。

長期間保管しておきたい書類は
別途専用の保管場所を
作りましょう。

一時保管する書類がごちゃごちゃと
すぐ山のようになってしまうと
お困りの方、先取りで仕分けしておく
方法を試してみてください。


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